La fase de preparación es una fase estratégica para el buen desarrollo del proyecto; es la fase donde se ponen en marcha las Comisiones de trabajo, las herramientas de comunicación y visibilidad, empiezan a ejecutarse los Planes (evaluación, calidad, gestión de riesgos…) y se cierran los acuerdos logísticos, prácticos y administrativos.
Esta etapa empieza una vez se ha finalizado la FASE DE DISEÑO DEL PROYECTO y duró hasta la realización de la primera reunión transnacional.
Esta fase comprendió las siguientes actividades:
(A1) REVISIÓN DEL PROYECTO conforme al informe del SEPIE.
En esta fase se revisó el proyecto y los acuerdos con los socios, adaptándolos a la resolución de la convocatoria, teniendo en cuenta las modificaciones que propusieron los evaluadores, incorporando las nuevas propuestas, y ajustando el presupuesto, duración, y número de asistentes a los finalmente aprobados, ajustando el cronograma final a estos cambios y a las recomendaciones de seguridad por COVID-19.
Fueron revisados el proyecto y planes establecidos para incorporar novedades y/o nuevas oportunidades que hayan podido aparecer o que hayamos reforzado desde que se formula el proyecto hasta que inicia (incorporación de nuevas entidades colaboradoras informales, nuevas personas que se sumen a nuestro equipo, etc.).
Esta actividad se llevó a cabo por Google Drive para compartir los documentos (informe del SEPIE, acuerdos de socios…), y con reuniones virtuales.
(A2) FORTALECIMIENTO DEL PARTENARIADO Y ACUERDOS: se cerraron los acuerdos logísticos, prácticos y administrativos, manteniendo como marco de colaboración los acuerdos previos, y actualizándose con la revisión del proyecto (A1).
(A3) INICIO DE LAS HERRAMIENTAS DE COMUNICACIÓN Y VISIBILIDAD, se pusieron en marcha las diferentes vías de comunicación que fueron utilizadas durante el proyecto, atendiendo el grado de formalidad del mensaje (mail, redes sociales, etc.).
(A4) INICIO DE LAS COMISIONES DE TRABAJO, constitución y asignación de tareas y responsables, desarrollando diagramas de Gantt para especificar las actividades, las tareas y las
personas responsables de cada nivel.
Se iniciaron los procesos de selección de participantes de forma pública y transparente de los/las responsables y personas participantes a las diferentes actividades y comisiones bajo
los criterios establecidos conjuntamente entre las entidades, y cada comisión empezó a ejecutar sus primeras tareas.
(A5) INICIO DE LOS PLANES (evaluación, calidad, difusión…): se puso a disposición de todas las entidades, los materiales, guías y documento que sirvieron de apoyo para la gestión de los planes. Estos fueron compartidos en Drive, y nos permitieron asegurar que todos las entidades participantes ejecutasen las actividades nacionales e internacionales, bajo los mismos estándares de calidad y parámetros que permitieron después realizar una evaluación global del impacto del proyecto en todas las entidades y países.
(A6) ACTIVIDADES DE VISIBILIDAD del programa Erasmus+ y del Proyecto: se creó la IMAGEN CORPORATIVA Y LA WEB DEL PROYECTO.
(A7) BÚSQUEDA DE NUEVOS SOCIOS INFORMALES: se hicieron reuniones, charlas, y jornadas de presentación del proyecto para dar visibilidad al proyecto y para conseguir nuevos socios que puedan utilizar sus resultados y/o difundirlos.
(A8) ACTIVIDADES DE FORMACIÓN PARA ENTIDADES SOCIAS/PARTICIPANTES: se centraron en asegurar la capacitación de todos los participantes y potenciar su plena participación, así como el intercambio de experiencias y buenas prácticas para incorporarlas al proyecto (tanto herramientas, como metodología, manuales, etc.). Esta formación se realizó de forma virtual y estuvo adaptada a cada entidad o persona, facilitándoles materiales para el uso de las TIC que se van a utilizar durante el proyecto, manuales de calidad y evaluación, prevención, check-list, etc. con el fin de asegurar la calidad del proyecto y maximizar el potencial de cada entidad.
(A9) ACT. DE EVALUACIÓN DE FINAL DE FASE: Se llevó a cabo la evaluación de fin de fase, donde se revisaron todas las actividades llevadas a cabo durante la etapa de preparación.
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